舟橋村教育委員会事務局処務規程

○舟橋村教育委員会事務局処務規程

(昭和55年11月26日訓令第2号)

第1章　総則(第1条)

第2章　教育長の職務代行、専決及び代決(第2条－第5条)

第3章　事務の処理(第6条－第16条)

第4章　文書の保管及び保存(第17条－第22条)

第5章　職員の服務(第23条－第30条)

第6章　補則(第31条)

附則

第1章　総則

第1条　この規程は、他の法令に特別の定めがあるもののほか、教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。

第2章　教育長の職務代行、専決及び代決

(教育長の職務代行者)

第2条　教育長に事故あるとき、又は欠けたときは、教育長職務代理者がその職務を代行する。

(教育長職務代理者の専決事項)

第3条　教育長職務代理者は、教育長の権限に属する事務のうち、別表第1に掲げる事務を専決するものとする。

(事務の代決)

第4条　教育長が不在のときは、教育長職務代理者がその事務を代決する。

(代決の制限等)

第5条　重要又は異例に属する事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについてはこの限りでない。

2　代決者は、代決した事務のうち必要と認めるものについて教育長の後閲を受けなければならない。

第3章　事務の処理

(文書の種類)

第6条　文書は、令達文書と一般文書とに分ける。

2　令達文書の種別は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　教育委員会規則　地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2)　告示　法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(3)　公告　告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(4)　指令　特定の者に対する法令の規定に基づく許可、認可、命令その他の処分を内容とするものをいう。

(5)　訓令　所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。

(6)　訓　所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(7)　諮問　法令の規定に基づき公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。

3　一般文書は、令達文書以外の文書をいう。

第7条　公文の用例は、別表第2のとおりとする。

(文書の日付)

第8条　発送文書の日付は、発送の日とする。

(文書の施行者名)

第9条　令達文書は、教育委員会委員長名(委任規則の規定による委任事務に係るものにあっては教育長名)をもって施行する。

2　一般文書は、当該事件について権限を有する者の名において施行するものとする。

(文書の収受等)

第10条　事務局に送達された文書は、教育長が指定した職員が収受し、速やかに次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(1)　封かん又は包装されているものは直ちに開封し、文書収受処理簿(様式第1号)に登録するとともにその文書の余白に受付印(様式第2号)を押印し、教育長の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な文書は、文書収受処理簿に登録する手続きを省略するものとする。

[様式第1号] [様式第2号]

(2)　封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書収受処理簿に登録したうえ直接そのあて名の者に配付し受領印を徴するものとする。この場合において、配付を受けた者が前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。

(3)　現金、金券及び有価証券は、金券等収受配付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴するものとする。

[様式第3号]

2　教育長は、前項第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教育次長を経て担当職員に配付するものとする。

第11条　事件の処理については、起案用紙(様式第4号)を用いて起案し、教育長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な照会等に対する回答等については、当該文書の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。

[様式第4号]

(発送文書の浄書)

第12条　発送文書は、主務者において浄書するものとする。

(公印及び契印の押印)

第13条　発送を要する文書は、公印及び契印を押印しなければならない。

2　公印及び契印は、保管者が押印するものとする。この場合において、保管者は、浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。

3　印刷した同文の通知書、照会文書等及び礼状その他の書簡文書は、第1項の規定にかかわらず、公印又は契印の押印を省略することができる。

4　許可書、認可書、契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が、2枚以上にわたるときは割印を、これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。

5　第1項、第2項及び前項の規定は、発送文書以外の文書で公印の押印を必要とするものについて準用する。

(簿冊への登録番号)

第14条　この規程により設けられる簿冊に、文書等を登録する場合の登録番号は、毎年1月1日におこすものとする。

(原議書への登録)

第15条　原議書のうち次の各号に掲げるものを内容とするものは、当該各号に掲げる簿冊に総務係において登録しなければならない。

(1)　令達文書　令達番号簿(様式第5号)

[様式第5号]

(2)　一般文書で次に掲げる以外のもの　文書番号簿(様式第6号)

[様式第6号]

ア　郵便はがき(権利の得喪変更に関係があると認められるものを除く)

イ　その他内容が軽易なもの

(文書の発送)

第16条　文書の発送は、総務係において行うものとする。ただし、主務者において直接あて先に使送し、又は会議において配付する等の措置をとることができる。

2　文書は、総務係において速やかに発送のうえ原議書に発送の旨を記入し、直ちに主務者に返付するものとする。

第4章　文書の保管及び保存

(完結文書の編冊等)

第17条　文書は、別表に掲げる区分により分類のうえ編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。

(未処理文書の保管)

第18条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存)

第19条　文書は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。

(文書の保存期間)

第20条　文書の保存期間は、別表第3のとおりとし、保存期間の起算日は、暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年度の初めから起算し、年度のものにあっては、翌年度の初めから起算する。

(保存文書の持出し及び公開の制限)

第21条　保存文書は、事務局外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、上司の許可を受けたときはこの限りでない。

(保存文書の廃棄)

第22条　保存期間の満了した文書は、焼却その他の方法により処分するものとする。

第5章　職員の服務

第23条　職員は、出勤したときは、自ら出勤表(様式第7号)に押印し、所定の事項を記入しなければならない。

[様式第7号]

2　教育次長は、毎日出勤表を調査し、これを整理しなければならない。

(履歴カードの提出等)

第24条　事務局勤務を命ぜられた職員は、着任後5日以内に履歴カード(様式第8号)を教育長に提出しなければならない。

[様式第8号]

2　前項の規定により提出された履歴書を保管し、必要に応じ加除整理するものとする。

3　職員は、既に提出した履歴書の記載事項に追加又は訂正を要する事由が生じたときは、その旨を速やかに教育長に届け出なければならない。

第25条　職員は、勤務時間中一時所定の勤務場所を離れるときは、上司又は隣席の職員に行先を明らかにしておかなければならない。

(出張の復命)

第26条　出張を命ぜられた職員は、帰庁後速やかに教育長にその状況を復命しなければならない。

(営利企業等従事許可の手続き)

第27条　職員は、営利企業等に従事しようとするときは、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第38条第1項の規定により、営利企業等従事許可願(様式第9号)を教育長に提出し、その許可を受けなければならない。

[様式第9号]

(非常事態の処置)

第28条　職員は、庁舎又はその付近に火災その他の非常事態が発生したときは、直ちに登庁し、臨機応変の処置をとらなければならない。

第29条　職員は、退職するときは退職の日に、休職又は転勤を命ぜられたときはその日から5日以内に、担当事務について事務引継書(様式第10号)を作成し、後任者又は教育長の指定する職員に引き継ぎ、教育長に届け出なければならない。

[様式第10号]

(当直の心得)

第30条　当直を命ぜられた職員は、当直時間中おおむね次に掲げる事項を処理しなければならない。

(1)　庁内の火気その他一切の庁内取締に関すること。

(2)　文書の収受及び保管に関すること。ただし、急施を要する文書は、あて名の者に連絡する等適宜処理するものとする。

(3)　非常事態が発生し、又は発生のおそれがある場合は、直ちに上司に急報し、かつ、応急の処置をとること。

(4)　その他臨機の処置をとること。

2　当直員は、前項の規定により処理した事項を当直日誌に記載し、当直終了後上司の閲覧に供さなければならない。

第6章　補則

第31条　この規程の施行に関し必要な事項は別に定める。

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第3条)

教育長職務代理者専決事項

1	定例的な調査、報告及び進達
2	定例的な許認可、通知、照会及び回答
3	法令又は条例に基づいて行う原簿による諸証明及び謄抄本の交付
4	職員の職務専念義務の免除及び有給休暇の承認
5	職員の管内の旅行命令及びその復命の受理
6	職員の時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務の命令
7	職員の扶養親族の認定
8	職員の住居手当及び通勤手当に係る確認及び決定
9	職員の初任給調整手当に係る認定
10	職員の服務に関する諸届の受理
11	保存文書その他の資料の閲覧許可(重要なものを除く)

別表第2(第7条)

公文の用例

別表第3(第20条)

文書の保存期間

文書の種類	保存期間
1　教育委員会関係
(1)　会議録	永年
(2)　議案等整理簿	永年
(3)　会議傍聴人受付簿	5年
2　事務局運営関係
(1)　公印台帳	永年
(2)　規則等台帳	永年
(3)　文書収受処理簿	5年
(4)　文書番号簿	5年
(5)　金券等収受配付簿	5年
(6)　諸証明書交付簿	3年
(7)　令達番号簿	10年
3　職員関係
(1)　辞令簿	永年
(2)　履歴書	永年
(3)　出勤表	5年
(4)　年次休暇整理簿	3年
(5)　時間外勤務・休日勤務・夜間勤務命令簿	5年
(6)　宿日直勤務命令簿	5年
(7)　旅行命令簿	5年
4　学校関係
(1)　学齢簿	20年
(2)　就学時健康診断票	5年
(3)　職員健康診断票	5年
5　財産関係
財産台帳	永年
6　財務関係
(1)　予算書	5年
(2)　予算差引簿	5年
(3)　物品購入簿	5年
(4)　補助金等申請書	10年

様式第1号(第10条)

文書収受処理簿

様式第2号(第10条)

様式第3号(第10条)

金券等収受配付簿

様式第4号(第11条)

様式第5号(第15条第1号)

令達番号簿

様式第6号(第15条第2号)

文書番号簿

様式第7号(第23条)

様式第8号(第24条)

履歴カード

様式第9号(第27条)

営利企業等従事許可願

様式第10号(第29条)

事務引継書